Abbildung eines Stuhlstapels im Marta-Forum

Marta Herford birgt nicht nur Raum für Kunst und Ausstellungen oder für Gastronomie und Mitarbeiterbüros, sondern auch für Räumlichkeiten, die wir an Wirtschaftsunternehmen und Vereine zu unterschiedlichen Zwecken vermieten. Das bringt eine Menge Abwechslung in den Museumsalltag und stellt uns oft vor Aufgaben, die man so nicht unbedingt im Museum vermuten würde: „Raum ist Raum“ könnte man meinen, doch so verschieden unsere Kunden sind, sind auch die Wünsche, die sie haben, und die Anforderungen, die erfüllt werden müssen. Hier ist eine gute Software Gold wert, weshalb wir uns zur Anschaffung eines auf CAD-Daten gestützten Programms entschieden haben. Diese ermöglicht es uns, den Service für die Kunden zu optimieren und professionelle Hilfestellung bei der Vorbereitung und Organisation der Veranstaltung zu bieten.

Im Oktober besuchten wir, das Marta-Eventteam, im Mönchengladbacher Borussia Park einen Programm-Anwendertag, um uns mit dem neu erworbenen Programm vertrauter zu machen, uns mit anderen Usern auszutauschen und uns anhand von Fallbeispielen von den Experten schulen zu lassen.

Ein aus dem Marta-Alltag gegriffenes Beispiel sieht dabei so aus: Ein Kunde plant ein Konzert im Marta-Forum, wobei in einer Konzertsituation maximal 238 Sitzplätze eingerichtet werden können. Ein Mischpult soll in der Mitte des Raumes stehen, Notausgänge sowie Rettungswege müssen selbstverständlich freigehalten werden, Merchandise-Stände soll es auch geben. Möglichst schnell wird nun ein Raumplan benötigt, der die exakte Anordnung der Stuhlreihen mit nummerierten Plätzen darstellt. Kein Problem: Anhand des Programms kann selbst in einem außergewöhnlichen Raum wie dem Marta-Forum mit seinen für die Gehry-Architektur typischen geschwungenen Wänden individuell anhand der Anforderungen des Kunden geplant werden.

Langes Ausmessen oder das Zeichnen mit Bleistift und Lineal sind nun endlich vorbei. Stattdessen können wir ziemlich genaue digitale Pläne erstellen, sie unseren Kunden zur Verfügung stellen und so die Organisation der Veranstaltungen erleichtern. Neben der Möglichkeit, die Position der einzelnen Stühle zu planen, hält das Programm auch einige praktische Spielereien bereit, mit denen technische Anlagen, Fahrzeuge, Bühnenelemente, Absperrungen, Dekorationsgegenstände, Musikinstrumente für Konzerte oder eingedeckte Tische für Galaveranstaltungen in den Plänen maßstabsgetreu abgebildet werden können – der Planungsfantasie sind hier kaum Grenzen gesetzt.

Screenshoz des Programms, mit welchem die Bestuhlung geplant wird

Bestuhlungsplan für das Marta-Forum

Bei dem physischen Aufbau der Veranstaltung helfen uns digitale Programme nur bedingt weiter. Zum Glück können wir uns hier auf unseren langjährigen Partner, die Kollegen der RecyclingBörse Herford e.V., verlassen. Deren Mitarbeiter überführen anhand des detaillierten Raumplanes exakt die Bestuhlung ins Analoge. Genauigkeit ist dabei unabdingbar.

Foto beim Stühle stellen im Marta-Forum

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Alle unsere Veranstaltungen archivieren wir in unserer eigenen Datenbank, so dass wir später auch noch auf Details der einzelnen Events zurückgreifen können, um dies als Grundlage für ähnliche Veranstaltungen heranziehen zu können – die Technik macht es eben möglich.

Die Raumplanung ist natürlich nur ein kleiner Teil, der in den perfekten Ablauf einer Veranstaltung hineinspielt. Von den umfangreichen Vorbereitungen im Vorfeld bekommen unsere Kunden natürlich nichts mit, sondern sie betreten erst kurz vor Beginn der Veranstaltung den nach ihren Wünschen gestalteten Raum.

Melanie Heilmann, Claudia Konschak, Nicola Sudhues und Angela Wöhler haben sich der neuen Aufgabe des Bloggens gemeinsam angenommen. Melanie Heilmann, Nicola Sudhues und Angela Wöhler sind in der Marta-Eventabteilung tätig, Claudia Konschak im Bereich Verwaltung und Personal.

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